Teknikken med 5 hvorfor: Hvornår bruges den?

Hvis du har fundet en tube for gammel tandpasta, kan du måske spekulere på, om den stadig kan bruges. Find ud af det her.

Skrevet og kontrolleret af psykolog Maria Fatima Seppi Vinuales.

Sidste ændring: 06 marts, 2023

I dag vil vi gerne fremhæve fordelene ved teknikken med 5 hvorfor. Det er en metode, der udforsker oprindelsen til konflikter. Mere specifikt undersøger den deres underliggende årsagssammenhæng.

Det er med andre ord et værktøj, der gør det muligt for de forskellige involverede aktører at deltage i en gruppe og følge op på årsagerne, indtil man når frem til problemets oprindelse. Da det ikke kræver mange ressourcer for at blive anvendt, er det meget anvendt i forskellige arbejdsmiljøer. Lad os se nærmere på, hvad det drejer sig om.

Hvad er teknikken med 5 hvorfor?

“De 5 hvorfor” er en problemløsningsteknik, der blev skabt af Sakichi Toyoda, og som begyndte at blive anvendt på Toyota-bilfabrikken med det formål at optimere produktionen. Den har især til formål at finde ud af, hvilke hindringer der forsinker eller forhindrer en forbedring af præstationen.

Det er en metode, der søger at gå længere end til blot de tilsyneladende årsager. Den består i at stille 5 spørgsmål om et problem. På denne måde sigter den mod at nå til roden for at forstå, at der er noget, der virker som en kaskadeeffekt og udløser eller opretholder resten af problemerne.

Når først oprindelsen er identificeret, er det således muligt at gribe ind for at ændre situationen. Det er en teknik, der anbefales til at finde årsagssammenhænge, ikke i en konceptions- eller udviklingsfase.

Teknikken med 5 hvorfor hjælper med at identificere hindringerne for at forbedre en virksomheds præstationer.

Vigtigheden af og fordelene ved teknikken med 5 hvorfor

Gennem teknikken med 5 hvorfor undersøges hele resultatkæden mellem årsag og virkning. Dette medfører flere fordele. Vi fortæller alt om dem nedenstående.

Denne teknik udforsker forskellige årsager og løsninger

Når du begynder at undersøge forskellige årsager, opstår der vanskeligheder og forhindringer, som har med flere spørgsmål at gøre. På den måde er det ikke en lineær læsning, men kan beriges med forskellige komponenter.

Dermed er der større chance for at kunne foretage justeringer og få succes med de løsninger eller forbedringer, der gennemføres.

Det giver et overblik over problemerne

Denne teknik reducerer ikke et problem til en umiddelbar årsag. Ved at udforske hele dets kompleksitet giver den et holistisk overblik og fører derfor til mere optimale løsninger.

Den er let at anvende

En anden fordel har at gøre med, hvor let den er at udføre. Ved at stille enkle spørgsmål er det muligt at afklare et problem, som ingen måske havde tænkt på før.

Man skal være opmærksom på, at det er nødvendigt at tale med de rigtige personer, som kender processerne og har en aktiv rolle i dem, så de kan udnytte deres viden.

Det forbedrer medarbejdernes trivsel

At man er interesseret i at gennemføre forbedringer på arbejdspladsen skyldes ikke kun produktivitet på et økonomisk plan. Det handler imidlertid også om at forbedre medarbejdernes trivsel og motivation. Dette forhindrer arbejdsproblemer, som senere fører til sygefravær.

Sådan anvender du teknikken med 5 hvorfor i din problemløsning

For at anvende teknikken med 5 hvorfor er det en god idé at samle en arbejdsgruppe, så I kan få et fælles syn og forskellige synspunkter på problemets oprindelse. Begynd derefter at stille spørgsmålene.

Ud fra de forskellige spørgsmål, der opstår, er det muligt at tænke på en slags diagram, der gør det muligt at visualisere årsagerne. Det er en god idé at bruge en tavle, så alle kan visualisere det, og frem for alt så alle kan bidrage til nye årsager eller brændpunkter for konflikten.

Derefter bliver de mest presserende og nødvendige indgreb prioriteret. Det skyldes, at det ikke er muligt at tage fat på alting på samme tid. Når du først har besluttet dig for en fremgangsmåde, skal du naturligvis gennemføre ændringerne og overvåge deres virkning.

Det er også en god idé at forklare, hvorfor du bruger denne teknik og berolige de involverede. Dette er ikke et værktøj, der søger at give nogen skylden, men derimod at forstå, hvordan og hvorfor tingene fungerer, som de gør.

Bemærk dog, at selv om det er et spørgsmål om hvorfor, er det væsentlige at kunne finde årsagen. Nogle gange betyder det, at man skal bede om mere eller mindre end dette tal. Samtidig er det nødvendigt at vide, hvordan man identificerer, hvilke svar man skal dvæle ved, og hvilke man skal gå lidt mere i dybden med.

Eksempler på, hvordan man kan anvende teknikken med 5 hvorfor

Her er nogle eksempler på, hvordan man kan anvende teknikken med 5 hvorfor

Eksempel nr. 1

• Hvorfor afleverer medarbejderne ikke deres rapporter til tiden? Fordi de har for mange møder om dagen.
• Hvorfor har de så mange møder om dagen? Fordi de skal fortælle om udviklingen i deres aktiviteter.
• Hvorfor skal de dele ud af deres aktiviteter? Fordi de ikke har et kommunikations- og informationsstyringssystem, hvor de kan uploade deres fremskridt.
• Hvorfor har de ikke et kommunikations- og informationsstyringssystem, hvor de kan uploade deres fremskridt? Fordi der ikke er blevet investeret i at skabe et sådant.
• Hvorfor har der ikke været nogen investering? Fordi afdelingen ikke mener, at det er nødvendigt at ændre sine processer.

Ud fra disse spørgsmål kan man således udlede, at årsagen er, at afdelingen ikke mener, at det er nødvendigt at ændre sine processer for at gøre dem mere effektive.

Så ved at vide, hvad der er årsagen til, at man ikke kan opnå bedre resultater, kan man overveje at løse det på en eller anden måde og forbedre organisationen.

Eksempel nr. 2

• Hvorfor er der så mange klager fra kunder? Fordi der er forsinkelser i leveringen af produkter.
• Hvorfor er der forsinkelser i leveringen? Fordi der ikke er mulighed for at samle pakkerne til tiden.
• Hvorfor er der ikke mulighed for at samle pakkerne til tiden? Fordi vi er underbemandet.
• Hvorfor er vi underbemandet? Fordi Human Ressources ikke har iværksat en søgeproces.
• Hvorfor har de ikke gjort det? Fordi de også er underbemandede.

Her er det også muligt at identificere årsagen til de forsinkelser, der påvirker servicekvaliteten. Du kan også identificere, hvad du kan gøre ved det.

Vigtigheden af at gennemføre ændringer

Efter at have hørt folk om årsagerne og problemerne, der forhindrer bedre præstationer på arbejdspladsen, er det vigtigt at være konsekvent og gennemføre de nødvendige ændringer.

Ellers er der ofte en følelse af, at det hele er en “farce”, og folk mister motivationen og bliver tilbageholdende med at samarbejde ved efterfølgende lejligheder.

F.eks. kan postulaterne i Lean-filosofien, som består i at fjerne alt det, der ikke er nødvendigt, og som ikke skaber værdi, være en god måde at imødegå ændringer i ledelsen på.

Uanset hvilken vej man vælger at gå, er det også nødvendigt at tage hensyn til virkeligheden og virksomhedskulturen. Det skyldes, at nogle foranstaltninger ikke altid er relevante eller mulige.