Pomodoro-teknikken: Sådan bruger du den til at øge din produktivitet

I denne artikel beskriver vi Pomodoro-teknikken, hvad den består af, og hvordan vi kan bruge den til at øge vores produktivitet.

I dagens konkurrenceprægede og krævende verden er det en konstant nødvendighed at optimere tid og indsats. En enkel og effektiv måde at opnå dette på er med Pomodoro-teknikken.

Som beskrevet i en artikel fra National Institutes of Health er dette et værktøj, hvis mål er fokuseret arbejde, men med planlagte pauser imellem. Hvordan implementerer man den? Hvad er dens fordele? Lad os se nærmere på det.

Hvad er Pomodoro-teknikken?

Har du for mange opgaver og ikke nok tid til at udføre dem? Har du indtryk af, at du aldrig bliver færdig med dit arbejde? Mener du, at døgnet burde have 40 timer? Pomodoro-teknikken er netop en ressource til at forvalte arbejdstiden effektivt. Desuden forbedrer den produktiviteten og koncentrationen.

Det er en nyere metode fra halvfemserne, hvis opfindelse tilskrives Francesco Cirillo, som begyndte at bruge den under sine universitetsstudier. Navnet kommer af, at han havde et køkkenur i form af en tomat.

Den består i at fokusere på en enkelt, ganske specifik opgave i 25 minutter. Disse arbejdspauser, der kaldes “Pomodoro-sessioner”, veksles med korte pauser på 5 minutter. Efter at have gennemført fire blokke holdes en længere pause.

Med tiden foreslås det, at varigheden af Pomodoro-sessionerne øges op til maksimalt 50 minutter. Arbejdsblokkene bør dog være præget af total opmærksomhed og koncentration. Idéen er at lægge den gamle vane med at udskyde arbejdet til side.

På denne måde mindskes indtrykket af at være mættet eller overvældet. En pause fra tid til anden har en positiv indvirkning på både koncentrationen og den mentale ydeevne.

Det mindsker endda følelsen af, at vi befinder os mellem en sten og et hårdt sted, i en konstant kamp mod tiden. Det bedste er, at vi afslutter opgaven med den samme entusiasme, som vi startede med, og faktisk oplever vi en behagelig følelse af at have opnået noget.

Hvordan anvender man Pomodoro-teknikken til at øge produktiviteten?

Pomodoro-teknikken er ret enkel. Nedenstående vil vi beskrive processen, og hvad vi skal tage højde for, for at den er effektiv.

• Opdel dit arbejde. Først skal du opdele arbejdet i så mange små opgaver som muligt. Og hvis det stadig virker omfangsrigt, bør vi underopdele det yderligere.
• Lav en liste over gøremål og kryds opgaverne af på listen. Vi har allerede en idé om arbejdet, hvor meget vi skal lave, og om delprocesserne. Nu er det bedre at lave en liste, så vi ikke glemmer noget. Og hver gang vi bevæger os et felt fremad, krydser vi det af.
• Indstil stopuret. Dette er det grundlæggende værktøj; et ur, stopur eller en timer. Når vi starter den specifikke opgave, skal vi programmere det til at ringe om 25 minutter.
• Koncentrer dig så meget som muligt. Nøglen til Pomodoro-teknikken er, at vi i løbet af disse 25 minutter glemmer alt andet end opgaven. Ingen partner, ingen børn, ingen hund, ingen mobiltelefon, ingen sociale netværk. Intet.
• Hvile. Ligesom da vi gik i skole, skal vi stoppe alt, hvad vi laver, når alarmen lyder. Markér opgaven som afsluttet eller fremskreden, og tag en kort, men velfortjent pause. I denne gør du det modsatte af ovenstående; du tænker på alt andet end arbejde.

Hvad bruges Pomodoro-teknikken til?

Pomodoro-teknikken kan anvendes lige så godt til studier som til arbejde, da den giver flere fordele i forhold til opgaverne. Den giver også fordele for den, der udfører dem. Lad os tage et kig på detaljerne.

Koncentration

Det er en udfordring at koncentrere sig om akademiske opgaver eller arbejdsopgaver. Der er flere faktorer, der kan afbryde kontinuiteten på arbejdet; blandt andet andre aktiviteter, distraktioner med elektroniske apparater og koncentrationsvanskeligheder.

Derfor er der kun ét muligt resultat; lav produktivitet. Pomodoro-teknikkens vigtigste bidrag er netop at hjælpe os med at fokusere på én opgave ad gangen for at kunne udføre den med succes og reducere eller fjerne distraktioner.

Bedre tidsstyring

Forskning viser, at Pomodoro-teknikken i akademiske miljøer har vist sig at være effektiv med hensyn til tidsstyring i forbindelse med skolearbejde.

Når vi lærer at arbejde systematisk, ved vi desuden, hvad vi kan opnå, vi kontrollerer rytmerne og organiserer os bedre alt efter den tid, vi har til rådighed for den samlede opgave og for hver underopdeling.

Produktivitet og tilfredshed

Ifølge en anden undersøgelse, hvor Pomodoro blev anvendt i et reelt arbejdsmiljø (f.eks. inden for softwareudvikling), faldt antallet af interne afbrydelser betydeligt efter anvendelse af denne teknik. Det øgede produktiviteten og skabte større tilfredshed hos arbejdstagerne.

Motivation og engagement

Nogle gange er problemet ikke kun mangel på tid eller opmærksomhed, men også engagement og ansvar. Måske går vi ikke i gang med opgaven, fordi vi tror, at vi ikke vil være i stand til at fuldføre den, og vi ønsker ikke at opleve skyldfølelse eller skuffelse.

Men hvis vi starter med at tage et skridt ad gangen, og hvis vi antager, at hver lille opgave er en præstation, kan det også blive et incitament til at fortsætte.

Mindsket indsats og træthed

Hvis vi stopper op med mellemrum, hviler hjernen, og risikoen for mental træthed mindskes. Hvad angår det fysiske aspekt, kan vi, når vi rejser os fra vores arbejdsstol, gå og strække os lidt, hvilket er med til at undgå konsekvenserne af en stillesiddende livsstil, såsom iskias, smerter i taljen og stivhed i leddene m.m.

Tips til at opnå gode resultater med Pomodoro-teknikken

Det bør ikke være nogen vanskelighed at bruge Pomodoro-teknikken, hverken på arbejdet eller i skolen. Det kan dog fungere meget bedre, hvis du har følgende råd i baghovedet:

• Brug en tavle, opslagstavle eller whiteboard til at skrive ned eller visualisere opgaverne.
• Du kan opdele tavlen i tre zoner (forestående, igangværende og afsluttet).
• Det er muligt at starte med den mest presserende eller den enkleste, alt efter tilfældet.
• Flyt dig væk fra enhver kilde til distraktion.
• Skru ned for lydstyrken på mobiltelefonen eller sluk den, hvis det er muligt.
• For hver afsluttet opgave kan vi give os selv en belønning; en kop te eller kaffe, en kage eller en sund snack.
• Hvis 25 minutter bliver for lang tid, kan du starte med korte perioder. Disse øges gradvist.
• Undgå multitasking. Det vil sige, at du ikke må multitaske.
• Bestem, hvor mange “Pomodoroer” en aktivitet tager.
• Spring ikke pauser over. Pauser er nøglen til succes.

Hvem egner Pomodoro-teknikken sig til?

Pomodoro-metoden anbefales til studerende og arbejdstagere. I de fleste tilfælde kan den anvendes både på arbejdspladsen og i den akademiske verden.

• For en lærer, der skal rette en række tests, kan denne teknik f.eks. hjælpe ham/hende med ikke at blive overvældet.
• Også for en musiker, der skal øve i timevis. Det er godt at tage korte pauser fra tid til anden.

I andre tilfælde kan det imidlertid være kontraproduktivt. For en journalist, en forfatter eller endog en billedkunstner kan 25 minutter ikke være tid nok til at komme ind i emnet. At stoppe kan betyde, at man mister rytmen, det kreative flow eller inspirationen.

For disse mennesker vil det mest hensigtsmæssige være at arbejde i længere perioder på mere end en time. Det er også en god idé at anvende det efter opgave: hver gang de er færdige med et afsnit, kan de holde en lang pause.

Afslutningsvis kan det være en stressfaktor for ængstelige personer at bruge et stopur, så det er også uhensigtsmæssigt. De kan bekymre sig mere om uret end om selve opgaven.

En meget effektiv teknik under de rette betingelser

I gamle dage måtte mennesket arbejde i timevis, nonstop. Med arbejdsreformerne i det 20. århundrede begyndte dette billede at ændre sig med kortere arbejdstider. Vi er endelig begyndt at indse, at vi er mere effektive i korte aktivitetsperioder.

Det er dog en god idé at præcisere, at troen ifølge vores opmærksomhedsspændvidde er så mange minutter, og ikke har et ordentligt videnskabeligt grundlag. Pomodoro-teknikken har dog vist sig at være effektiv for mange, selvom den ikke er ufejlbarlig.

Du kan selvfølgelig prøve den i et par dage for at se, hvordan den virker, eller om den skal tilpasses. Alligevel er der andre teknikker, der også hjælper med tidsstyring. Det vigtigste er at sætte dem i værk, især hvis du har en tendens til at udskyde ting.